国際学会の運営 (2008年6月開催)

学会ウェブサイトの開設

普通にホームページを編集していると文字コードがShift_JISなど日本語仕様になってしまうので、metaタグで欧文文字コードに強制的になるようにしておかないといけません。ただ、英語圏の人たちだけだとiso-8859-1でよいのですが、さまざまな国の人の名前などを正確に表示するにはユニコード(UTF-8など)を使う必要があります。iso-8859-1とユニコードでは文字や改行のピッチが違うので、ページ間で文字コードをそろえておかないと、ページを移動したとき画面がガタついて見えます。

発表要旨投稿・査読システム・参加申し込み受付・参加費の徴収

MyReview Systemを利用しました。ただし、最近アップデートされていないようです。一括でプログラムのpdfとプロシーディングのCDを作成してくれる機能がついているのですが、私たちの使ったバージョンではユニコードに十分に対応しておらず、結局手作業でTexを編集してプログラムの原稿を作ることになりました。
 細かくカスタマイズするにはMyReviewのソースファイルをいじらなければなりません。PHPソースファイルの編集にはPHPエディタが便利です。修正の必要なファイルがどれなのか、ソースファイル内の文字列を手がかりに検索するには、JustSystemのJSファイル検索ツールを使いました。他にも、テキストファイルから文字列を検索するのにはWIN探検隊なるツールがあるようです。
 

参加費の徴収

MyReviewはPayPalと連動させられるので便利です。少額の国際送金の場合、PayPalは手数料が安いしとても便利です。「PayPalを利用するのは嫌だ」という方もいらっしゃいますが・・・。Early registrationとLate registrationで料金体系を変えるのが普通だと思いますが、支払いの選択項目(金額など)を変更すると、それまで登録した人たちの分のデータベースが崩れる恐れがあるので、予備サーバで必ずあらかじめテストすること。Early registrationとLate registrationは別々のサーバに任せるのが安心です。懇親会の参加費は、家族の分とか恋人の分も必要と言ってくる人がかなり多いので、懇親会チケットを複数枚買えるようにオプションを作っておいた方がいいです。

海外送金

運営委員の先生への旅費の支払いなど、まとまった額の海外送金には郵便局を使いました。銀行を使って海外とお金のやりとりをする場合は、銀行ごとに割り当てられているSWIFTコードを調べて伝えないといけません。あと、受取人の住所も必要です。
 

Invitation Letter

参加者が日本を訪れるのにビザが必要な場合、“invitation letter”を書いてくれと言ってきますが、これは「招聘理由書」のことで、日本の外務省のホームページを見ればどのような書式が必要か分かります。国によって多少違います。必要な書式を作成して、ハードコピーを渡航者宛に送ります。渡航者はそれを地元の大使館に持って行ってビザの申請をする訳ですが、スムーズにビザが下りるとも限りませんから、時間の余裕を見て送ってあげなければなりません。普通郵便は確実に着くとも限りませんから、不安なときはFedExなど、追跡可能なサービスを利用した方が安心です。
 ビザ狙いで、学会と関係ない人物から参加申し込みや、”invitation letter”を要求するメールが来ることがあります。実際、こうしたコンタクトは相当数ありました。知らない人物に銀行の口座情報などを教えないように!!

口頭発表のタイムキープ

PresentationTimerというソフトを、発表用のノートパソコン全てにインストールしておきます。決められた時間になると色が変わって知らせてくれます。Hasan Ayazさんが作成しました。学会などで使用されたら、「役に立ったよ!」と、Hasanさんにお知らせしてあげて下さい。
 発表用のノートパソコンは、Windows XP英語版に、Office 2007を英語でインストールしたものを使いました。Officeの移行期で、2007の操作に慣れていない人が多いことが予想されたので、操作法の早見チャートを用意しました。ノートパソコンはWindows2台、Mac2台を用意しましたが、MacをMacとして利用することはほとんどなく、基本的に Windows XPマシンとして利用しました。4つの口頭発表セッションが平行して動いていて時間がタイトなので、一般発表者にはPresentationTimerがインストールされている、学会側で用意したパソコンを極力利用してもらう必要がありました。

食料調達

日本のベントウは、海外から来たお客さんになかなか評判がよいようです。ランチの場所の確保に困る場合は、弁当の販売も考えてみてはいかがでしょう。

その他

こまごまとした物品の注文や購入は、大学の学会サポートサービス等を利用する可能性が高いかと思いますが、見積もりは何度か出させた方が安全です。それぞれの項目の金額が一桁も違っているところが何カ所かありました。総額では相当額の違いになります。
 「業者に頼めば楽」と思いがちですが、一般に、業者さんはこちらが思うほどスムーズには対応してくれないのが普通です。特に、ウェブページに関しては臨機応変に自分たちで修正が可能にしておかないと困ると思います。