学会・研究会運営一般

お金や手間のかかること

ポスターボードはありますか?借りる必要がありますか?ポスターセッションを行うのに十分な場所はありますか?会場設営の人員は確保できそうですか?
それぞれの会場の収容人数は?電源やAVコンセントの位置は?
照明・映像・音声の操作法の確認 正常に動くことを自分で確認すること
非常時の連絡先:施設管理者、守衛さんとの連絡が取れるように
建物は何時から何時まで開けておいてもらえるか?
懇親会の場所は確保できますか?懇親会の参加人数は?予算は?
招待講演者から講演要旨はもらえましたか?口頭発表者と、発表に必要なシステム要件について連絡はしましたか?

便利なソフト

同じような文面で、相手ごとにちょっとずつ単語を変えて多くの人にメールを送らなければならない場面ってよくありますよね。あなたの宿泊費は@@円ですとか、発表申し込みは受理されました、発表番号は@@ですとか。そんな時に便利なのが同報メール配信ソフトです。Mail DistributorとかCSV Mailerというのが、シンプルでかつ設定の自由度が大きいです。

参加申し込み・発表要旨受付

登録フォームはホームページビルダー等でデザインして、CGIスクリプトは何かフリーソフトで簡単なものを見つけてきて、入力された内容を事務局宛にメールで送らせるとよいでしょう。CMS(コンテンツ・マネージメント・システム)を使っていれば、登録フォームのモジュールが存在するはずですのでそれを使うと楽です。

 もちろん単にメール送付で申し込みでもいいのですが、宿泊の希望とか集める情報が多くなるとわけが分からなくなる可能性があるので、CSVで取り込めるような形でデータが来た方が楽です。いずれにせよ、一般参加者とのメールのやりとりと情報整理には、専用のスタッフを1人割り当てておいた方がよいです。

印刷物

名札は、Wordの差し込み印刷機能を使って名刺用カードに印刷するのが楽です。
一般参加者とスタッフ区別がつくように分けておきます。

プログラム
ポスター番号
道案内の掲示
「ここで@@学会やってます」という大看板+雨よけにかぶせるビニール
「飲食するな」「休憩所」「燃えるゴミ」「受付」「年会費払い込み」等々もろもろの掲示
受付用の参加者名簿(+年会費徴収用の名簿)
領収書(学会参加費・年会費・懇親会):学会印を押しておく
ランチ・マップ

 大体、前日はこういったものの印刷に追われます・・・

他に、用意しておくもの
・タイムキープ関連:ストップウォッチ、呼び鈴、「あと5分!!」というような札
・会場の使用許可、鍵
・プロジェクタ、プロジェクターケーブル確認、レーザーポインター
 (Mac用のディスプレイケーブルアダプタ:VGA or HDMI互換のもの)
 (最新のPowerpoint、Video codecのインストールされたPC)
・マイク、音声ケーブル(プレゼンで音を使う人のため)
・延長ケーブル・OAタップたくさん、(必要に応じて)ケーブルカバー
・セロハンテープ、はさみ、紙(掲示を手書きできるように)、マジック、ボールペン、(あれば)マグネット
・付箋、判子
・画鋲、名札ケース、懇親会参加者の名札に貼るシール
・手提げ金庫、釣り銭、封筒
・ゴミ袋、リセッシュ(会場やポスターボードは何故かクサイ場合が多い)
・可能なら、インターネット接続環境
・受付にはプリンタ・コピーの使える複合機があると便利。そこまでするほどでもないときは、必要なときには機械のある場所まで走る
・スタッフ連絡網(携帯の番号を書いておく)、分担表
・お茶、紙コップ、茶菓子、台拭き、ポット:万が一ブレーカーが落ちたときのために、配電盤の位置を聞いておく
・外国からの招待者がいれば:送迎・接待要員
・交通費・バイト代など支給に必要な書類
・スタッフ打ち上げの準備